Jak zarządzać zdalnym zespołem?

Jak zarządzać zdalnym zespołem?

W dzisiejszych czasach coraz częściej zastanawiamy się jaki będzie model zarządzania i naszej pracy? Tak naprawdę nikt tego nie wie, więc nabywanie nowych kompetencji jest jak najbardziej wskazane. Ja też cały czas zmieniam kierunek mojej kariery, nie dlatego, że muszę bo mam nadal możliwość pracy stacjonarnej i prowadzenia biznesu offline. Sama dla siebie chcę zmienić kierunek.

Zarządzanie zespołem offline mam już opanowane, więc powoli wkraczam w świat zarządzania zespołem online i co się z tym wiąże, zespołem zdanym. Na pierwszy rzut oka, można stwierdzić, że to bardzo trudne, ale jak już zaczęłam to robić, uważam, że to tylko kwestia nabycia nowych kompetencji, bądź przekształcenia dotychczasowych.

Jak zacząć zarządzanie zdanym zespołem?

Przede wszystkim musisz bardzo jasno sprecyzować wszystkim zdalnym pracownikom ich zakres obowiązków. Taką podstawę, z której będziesz ich regularnie rozliczał. Zanim wyślesz zespół do pracy w domu, zrób zebranie i jasno wytłumacz co należy do ich obowiązków i koniecznie określ godziny pracy, nawet jeśli stacjonarny zespół pracował w różnych porach dnia, ustal jeden czas pracy dla wszystkich. Jest to ważny element, ponieważ będziesz nadzorował ich pracę, a skoro jedni zaczynają o 7, a drudzy o 10 to Twój czas pracy wynosi 11 godzin. Dodatkowo jeśli zespół będzie pracował w tych samych godzinach, łatwiej będzie im się między sobą komunikować.

Jak komunikować się z zespołem zdalnym?

To, że mail i rozmowy telefoniczne są już przeszłością, nie muszę nikomu tłumaczyć. Oczywiście nie wykluczam ich w komunikacji, ale przy zdalnym zespole, gdyby wszyscy chcieli do siebie dzwonić to myślę, że już nic innego by nie zdążyli zrobić, a nie o to chodzi. Jednym z podstawowych komunikatorów internetowych jest Slack, pozwala na stworzenie kilku kanałów i określa ilość użytkowników w danej sekcji. W praktyce wygląda to tak, że jest kilka list i, np. na jednej jest tylko kadra managerska, na drugiej cała firma, na trzeciej tylko dział obsługi itp. Jest to super rozwiązanie, ponieważ mamy w jednym miejscu komunikację do której wszyscy mają dostęp. Dodatkowo każdy ma indywidualne konto więc można kontaktować się personalnie. A największym atutem Slacka jest to, że ma aplikację do pobrania na telefon.

W poprzednich firmach spotykałam się z różnymi komunikatorami, jednym z najczęstszych był Skype, wygodnie się na nim pracowało, ale zdecydowanie wolę używać go wideo rozmów. Nie ma też wszystkich wyżej wymienionych funkcji, więc zarządzanie zdalnym zespołem odpada na Skype.

Kolejnym komunikatorem to pracy zdalnej, jest Trello. Dla mnie ten program to odkrycie roku, nie żartuję. Trello polega na tym, ze zakłada się tablice opisując do czego służy, np. cele na październik, lista TO DO, ważni klienci, itp. Każdy pracownik zakłada indywidualne konto, do powstałych tablic zapraszamy zainteresowanych użytkowników. Dodatkowo Trello ma etykiety w kilku kolorach oraz można ustawić czas na wykonanie zadania. Jest to idealne narzędzie do pracy zdalnej, ale też stacjonarnej. Posiada aplikację na telefon co jest dużym udogodnieniem.

Przykład:

Jesteś Managerem, chcesz rozpisać plan pracy i podział obowiązków dla pracowników na miesiąc. Tworzysz tablicę, możesz nazwać ją dobrowolnie. W tablicy tworzysz karty na każdy dzień miesiąca i rozpisujesz co jest do zrobienia. W każdej karcie, ustalasz termin i członka zespołu który jest odpowiedzialny za wykonanie zadania. Po czym piszesz do zespołu zdalnego informację, żeby zapoznali się z planem na kolejny miesiąc. Na uwagi czekasz do końca dnia, robisz telekonferencję, czy wideokonferencję kolejnego dnia z omówieniem tematów planu miesięcznego. Każdy pracownik jest zobowiązany do zrealizowania zadania w którym jest oznaczony w ustalonym czasie. Tyle!

Masz pełną kontrolę nad tym co się dzieje w Twoim zdalnym zespole. Każdy komentarz jaki ktoś wpisze jest oznaczony kto i o której godzinie go dodał, więc łatwo jest później dotrzeć to różnych informacji. 

Regularne wideokonferencje i raportowanie!

Nie ma żadnej możliwości aby pracownicy zdalni pracowali tak jak im się podoba, musisz bardzo jasno określić swoje wymagania. To jest szczególnie ważne podczas początkującego zespołu zdalnego. Doświadczeni pracownicy wiedzą co mają robić i bardziej działają na zasadzie „robota musi być zrobiona”. Ciebie mniej interesuje kiedy to zrobią i ile czasu potrzebują bo i tak zrobią. W przypadku raczkującego zespołu zdalnego, pracownicy muszą mieć jasno określony cel i czas pracy.

Raportowanie jest koniecznością. Dzięki niemu zespół zdany czuje się w obowiązku wykonać wszystkie swoje obowiązki bo po prostu zostanie z nich rozliczony. Jeśli zaczniesz szczegółowo analizować wysyłane raporty podniesiesz efektywność pracy zespołu zdalnego. Raporty powinny być wysyłane w tygodniowej częstotliwości, po czym Ty daj sobie dzień na analizę ich i zrób wideokonferencję aby omówić wysłane raporty z zespołem pracującym zdalnie.

Ostatnim pomocnym programem jest WorkTime.pl polega on na mierzeniu czasu pracy, czyli zdalny pracownik musi zalogować się do programu, a on zaczyna liczyć mu czas pracy. Po czym kończąc dane zadanie trzeba napisać nawet hasłem co się robiło w liczonym czasie. Przy takim programie masz jasno rozpisane ile na co pracownik zdalny poświęca czasu. Takie rozwiązanie polecam przede wszystkim dla nowych osób w zespole zdalnym.

Tak więc, żeby zarządzać zdanym zespołem zacznij od:

sprecyzowania pracownikom ich obowiązków, określ je w czasie,

– koniecznie dostosuj godziny pracy, niech cały zespół pracuje w tych samych godzinach,

– zainstaluj komunikatory: Slack, Trello i Skype,

– regularnie odbywaj z zespołem zdalnym wideokonferencje,

– wprowadź raportowanie zadań, po czym omawiaj je na wspólnej wideokonferencji,

– jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad czasem pracy pracowników zdalnych, zainstaluj program WorkTime.pl, mierzy on dokładnie ile czasu osoba poświęciła na wykonanie danego zadania.

Wszystko co napisałam wynika z mojego doświadczenia, chcę się z tym podzielić z Tobą, bo może jesteś w podobnej sytuacji i moje rozwiązania pomogą Ci przejść ten proces. Zespół zdalny to trudny temat do zarządzania i pracy. Jeśli odpowiednio rozplanujesz im obowiązki,  z pewnością łatwiej będzie Wam się pracowało.

Na koniec dam Ci jeszcze jedną radę, nie myśl, że praca z domu to nie praca. Pracując zdalnie okazało się, że więcej robię niż jak byłam w firmie. Pracownik boi się posądzenia, że nic nie robi więc pracuje zdecydowanie więcej. A równowaga w pracy i odpoczywaniu musi być zachowana. Szerzej piszę tu /rownowaga/ . Rozplanuj wszystkim i sobie pracę tak, aby każdy był w stanie zrobić i być docenionym.

Tak naprawdę to te wszystkie rozwiązania możesz wprowadzić też w zarządzanie ludźmi stacjonarnie, tylko zamiast wideokonferencji, zrób zebranie.

Jeszcze tylko wspomnę, że nikt mi nie zapłacił za reklamę Trello i Slacka 😊 serdecznie polecam Ci te dwie aplikację.

Daj mi koniecznie znać w komentarzu co myślisz na mojej wizji zarządzania zdalnym zespołem? Może też zarządzasz taką grupą? Podziel się ze mną swoimi doświadczeniami!

Ściskam Cię!

Ewelina Spytek

1 komentarz do “Jak zarządzać zdalnym zespołem?”

Dodaj komentarz