Wiecie czego nie da się kupić, a niektórzy oddaliby za to wszystkie pieniądze?

Czas – bo o nim mowa. Nie da go kupić. Nie przedłużymy doby. Jak spożytkować skutecznie? Jak oszczędzać czas? Jak go skutecznie planować w zarządzaniu?

Czas w pracy.

Ci którzy są na etatach wiedzą jak długo trwa osiem godzin i jak krótko dwa weekendowe dni. Ale nie o nich dzisiaj mowa. Mowa o nas – ludziach zarządzających. Bardzo ważnym elementem w zarządzaniu jest organizacja czasu pracy. Jak źle zorganizujemy swoim pracownikom dzień, to na pewno to wykorzystają. Nie mam na myśli stałego zespołu, który nawet bez Ciebie doskonale wie co ma robić.

Jak organizować czas pracownikom?

Przede wszystkim musisz panować na bieżącymi obowiązkami. To Ty masz wiedzieć co jest do zrobienia, jakie są pilne sprawy i bez czego nie możecie wyjść z pracy. Jak masz te wszystkie informacje – zapisz je sobie. Zrób krótkie zebranie rano (dosłownie 10 minut) i powiedz swojemu zespołowi jakie priorytety są dzisiejszego dnia. Bardzo ważne jest, żeby dane zadanie było przypisane do osoby. Jak sami się nie zgłoszą, Ty tym zarządź. W trakcie dnia, zapytaj jak idzie wykonanie zadania, albo czy zostało wykonane.

Długofalowe planowanie czasu pracownikom zależy od rodzaju pracy jaką wykonujesz. W mojej obecnej raczej jest to niemożliwe, pracuję w bardzo szybko rozwijającej się firmie więc to co zaplanuję w poniedziałek, w środę już często nie istnieje. Więc planuję obowiązki z dnia na dzień lub maksymalnie tydzień naprzód. Ale, że wcześniej pracowałam na długofalowym planowaniu pracy powiem Ci jak można to zrobić. Zacznij od swojego czasu – zaplanuj wszystkie zadnia do wykonania, przypisując im terminy. Planuj maksymalnie miesiąc do przodu. Jak masz dłuższe plany, zanotuj je w kalendarzu. Na początku miesiąca zrób zebranie / wideokonferencję / telekonferencje z całym swoim zespołem. Przekaż wszystkim jakie zadania / cele są w danym miesiącu, ale nie wyznaczaj osób do ich wykonania. Niech sami sobie wybiorą, możesz na początku zaznaczyć, że każdy ma możliwość wyboru, z tym, że Ty ostatecznie decydujesz kogo do czego przypisać. Pozwala to na skuteczniejszą realizację zadań. Jak każdy zajmie się tym co lubi, zrobi to nie z obowiązku, a z chęci. Jeżeli zauważysz, że pracownicy wybierają lżejsze zadania, sam/a zdecyduj kto co ma robić.

Jak organizować czas sobie?

Karolina Okoń Photography, okonfoto.pl

Moja cała organizacja czasu, polega na kalendarzu. Nie wyobrażam sobie, abym nie prowadziła zapisek, notatek i co najważniejsze, nie pilnowała terminów. Wszystko co mam zrobić, jest zapisane w moim kalendarzu. Bardzo ważne jest, aby spisywać notatki, zadania w jednym miejscu. Jak zapiszesz pięćdziesiąt małych kartek, to połowę z nich zgubisz. Zapisuję wszystko, dosłownie! Rozpisuję to sobie na dni tygodnia, kiedy co mam zrobić i kogo kiedy rozliczyć. Dzięki temu, codziennie rano otwieram nowy dzień i wiem co mam robić. Nie od razu zaczęłam tak działać. Na początku mojej kariery, uważałam, że zapamiętam co ktoś mi zleca. Skończyło się to tym, że dzwonił wkurzony Szef, bo nie wysłałam wczoraj raportów, a ja zapomniałam, że miałam jakieś raporty zrobić. Bardzo szybko więc przeszłam na zapisywanie wszystkiego.

Czas to pieniądz!

Stare, ale bardzo mądre powiedzenie. W zarządzaniu czasu nie mają Ci, którzy nie są zorganizowani. Przeczytaj i zapamiętaj – Jeżeli masz mnóstwo zadań do wykonania i zarządzasz ludźmi to od czego masz zespół?

Co poszło nie tak, że Ty się nie wyrabiasz? Musisz tak zorganizować sobie czas, żeby być terminowym. Jeżeli wypadnie sytuacja losowa, że się z czymś nie wyrobisz, poinformuj o tym Szefa, a nie szukaj głupich wymówek później.

Skoro zarządzasz – to TY organizujesz czas sobie i swojemu zespołowi. Najprostsza metoda na świecie, delegowanie zadań. Manager / kierownik jest filtrem pomiędzy Szefami, a zespołem. Logiczne jest to, że Tobie zlecają najwięcej, ale Ty musisz to podać dalej. Zadania które śmiało może wykonać zespół, oddeleguj im je. Na końcu sprawdź czy i jak zrobione i tyle.

Nie raz jest tak, że nie wiem w co ręce włożyć bo nagle wszystko ma być na wczoraj. Wtedy siadam na chwilę, analizuję co komu mogę zlecić i tak robię. Sama zajmuję się najważniejszymi, mającymi wpływ na rentowność firmy. Nie rozdrabniam się. Po to stworzyłam zespół, żebyśmy wspólnie osiągali wyniki i realizowali cele. Razem, nie ja, nie oni – my wspólnie. Poza tym angażując zespół w sprawy wyższej wagi, on też czuje się doceniony i ważny.

Podsumowując, Ty musisz zapanować nad swoim czasem, a później zaplanuj go pracownikom!

A jak nie wiesz od czego zacząć w panowaniu nad swoim czasem, polecam Ci moją biblię na której się wychowałam: Brian Tracy „Zjedz tę żabę” – krótka, treściwa, idealna książka!

Dziękuję, że ze mną jesteś!

Ewelina Spytek

Dodaj komentarz